Умение управлять временем определяет личную эффективность и продуктивность человека. Руководителю такие навыки помогают:
- быстро решать проблемы;
- повысить собственную производительность труда и эффективность производства;
- уделять больше внимания отдыху, здоровью, личной жизни.
Тренинг тайм менеджмент для руководителей рассчитан на бизнесменов, менеджеров высшего и среднего звена, студентов, обучающихся по специальности «государственное и муниципальное управление».
Проблемы организации рабочего дня руководителя
Управленческий цикл — бесконечный. Если у простого рабочего — 6-8-часовая смена, норма выработки, то у руководителя рабочий день — ненормированный, большой объем разноплановых дел, высокий темп. Ему приходится постоянно отслеживать ситуацию, принимать решения, отсеивать менее важные задачи. При такой напряженности обычно происходят сбои — забывается нужное, не делается важное (или делается с опозданием).
Управленцы принимают огромный поток информации, который часто подавляет способность думать, действовать, когда нужно принимать срочные решения.
Руководитель должен поддерживать информационный обмен и эффективно реагировать на все сообщения, но к концу рабочего дня он не в состоянии это делать.
Такие трудности обычно испытывает менеджер, который не планирует свою работу, не умеет адекватно оценить степень важности того или иного дела, перепоручить отдельные полномочия другому сотруднику, работает в авральном режиме.
Анализ рабочего дня покажет руководителю эффективность использования рабочего времени, выявить причины его дефицита. Основные причины:
- Внешние — не зависят от способностей руководителя, его личных качеств. К ним относится большой объем работы, несовершенная система коммуникаций на предприятии, слабая мотивация труда.
- Внутренние. Зависят от личности руководителя — его организованности, самодисциплины, темперамента, стиля управления.
Планирование — успех организации
Дневной план — это полный список заданий, которые руководитель должен выполнить в течение рабочего дня. При этом план необходимо составить так, чтобы около 40% рабочего времени оставалось свободным, как резерв для решения непредвиденных задач. Планирование помогает сформировать цели, оценить способ их достижения, сконцентрировать усилия на важных направлениях.
Правила панирования, которые позволят руководителю работать с отдачей, но при этом сохранять бодрость до конца рабочего дня:
- Сначала — главное. Все ключевые задачи решайте с утра, чтобы успеть исправить недоработки.
- Отклоняйте помехи. Оцените степень важности непредвиденной проблемы. Если она является второстепенной — делегируйте полномочия подчиненным.
- Умейте делать паузы. Небольшие перерывы в работе внесите заранее в распорядок так, чтобы они не стали помехой в достижении целей.
- Держите размеренный темп — не допускайте длительных простоев и авралов. Такой стиль управления свидетельствует об эффективном менеджменте, стабильном положении предприятия.
- Рационально используйте образовавшееся «окно» в делах. Потратьте время на работу с корреспонденцией, на общение с работником или коллективом.
Начинайте и завершайте день постоянными действиями, например, утром просматривайте письма, документы, вечером проводите совещания с подведением итогов работы, составлением плана на следующий рабочий день.
Цель, задачи, программа тренинга тайм-менеджмента
Тренинг — форма обучения, где основной упор делается на приобретение практических навыков. Тренинги удобны менеджерам, которые планируют стать руководителями или только начали карьеру управленца — участники получают новые знания, навыки, открывают в себе потенциал, реализуют на практике новые бизнес-идеи. Занятия проходят в небольших группах по 10-15 человек. Продолжительность обучения — от 1 до 5 дней по 6-8 часов с перерывами.
Выбирайте тренинги, организованные известными экспертами. В лицензированных школах можно не только освоить тайм-менеджмент, но и пройти курсы личностного роста для повышения самооценки. Обучение руководителей тайм-менеджменту также проводят на базе государственных организаций. Тренинги направлены на поиск внутренних ресурсов, овладение техниками управления временем. Участники изучают и осваивают подходы, способы планирования рабочего времени, создают индивидуальную систему тайм-менеджмента.
В программу тренингов включают теоретические знания об управлении временем, методики самомотивации, приемы планирования, учета времени, практические занятия, дискуссии. Практические задания, мозговые штурмы, ролевые игры дают возможность посмотреть на себя со стороны, получить объективную критику от других участников, работать над самосовершенствованием.
В ходе тренинга участник раскрывает свой внутренний потенциал, выбирает подходящую ему технику тайм-менеджмента.
Овладение нужными навыками решает проблемы:
- нехватки времени;
- постоянного откладывания «на завтра» важных и второстепенных дел, избегание исполнения взятых обязательств (прокростинация);
- сложностей в постановке целей, определении путей их достижения;
- правильной расстановки приоритетов.